Effizienzvorteil durch Textstandardisierung

classmate Textgenerierung: Eine standardisierte Terminologie lässt sich zur automatischen Textgenerierung für die verschiedenen IT-Systeme nutzen. Bildrechte: simus systems GmbH, Karlsruhe.

An vielen Stellen in Unternehmen – und den dort verwendeten ERP- und PLM-Systemen – beschreiben Texte in unterschiedlichen Informationstiefen die Artikel und Materiale, oft in mehreren Sprachen. Durch viele Beteiligte und fehlende Regeln kommt es häufig zu einer „Babylonischen Sprachverwirrung“: Gleiche Begriffe beschreiben verschiedene Objekte, einzelne Komponenten erhalten zahlreiche Benennungen. Simus systems räumt auf: Textstandardisierung ermöglicht Effizienzgewinne!

Wirksame Digitalisierung setzt eindeutige Konventionen und Begriffe im gesamten Unternehmen voraus. Doch die verwendeten CAD-, PLM-, und ERP-Systeme enthalten oftmals keine semantischen Werkzeuge, welche Neuschöpfungen, Fehleingaben oder willkürliche Bezeichnungswechsel verhindern. Stattdessen tragen sie durch unterschiedliche Formate und fehlende Schnittstellen noch zur Begriffsverwirrung bei. Simus systems hilft Unternehmen durch ein standardisiertes Verfahren in zwei Schritten bei der Aufstellung und Pflege einer eindeutigen Nomenklatur und ermöglicht so automatische Prozesse mit höherer Effizienz.

Zunächst werden mit selbst entwickelten und in zahlreichen Projekten bewährten Software-Tools die in den Systemen verwendeten Bezeichnungen und Texte analysiert und aufbereitet. Dazu werden die vorhandenen Begriffe in Bausteine zerlegt, unterschiedliche Schreibweisen erkannt und ihre Häufigkeit analysiert. Prozessgestützt werden Gültigkeiten festgelegt, auf deren Basis dann eine Terminologiedatenbank entsteht. Diese unterstützt bei der Begriffswahl in den umgebenden PDM/ERP Systemen.

Die festgelegten Begrifflichkeiten werden im zweiten Schritt zur automatischen Textgenerierung ausgebaut. So entstehen Bestelltexte für den Einkauf, Materialkurztexte oder Zollbenennungen automatisch! In dem gleichen Prozess können auch Übersetzungen in Fremdsprachen automatisiert werden, was für international tätige Unternehmen erhebliche Einsparungen bedeuten kann. Da die automatisch generierten Texte immer den jeweiligen Konventionen entsprechen, werden einheitliche Schreibweisen mühelos durchgesetzt. Der Aufwand für Texte und ihre Übersetzung verringert sich und die Sicherheit, dass in allen Sprachen korrekte und vollständige Texte vorliegen, steigt. Dank zentraler Anpassbarkeit der Regeln werden Änderungen automatisch in allen Texten und Übersetzungen nachgeführt.

Vielfältige Schnittstellen des classmate Textgenerators zu fremden Systemen erlauben zum Beispiel eine Integration mit den ERP-Systemen von SAP. Zahlreiche Probleme bei der Digitalisierung und Automatisierung konnten die Spezialisten von simus systems bereits durch erfolgreiche Projekte der Textstandardisierung lösen!